8 Tips Menyampaikan Pelatihan Online


Sejak pandemi ini hadir, aktifitas training / pelatihan yang saya sampaikan pindah ke media online / internet. Dan materi pelatihan dalam bidang IT yang saya sampaikan mungkin berbeda dengan pelatihan di bidang lainnya atau event webinar yang semakin menjamur saat ini. Perbedaan utamanya ada dari sisi penyampaian materinya. Walaupun materi pelatihan yang disampaikan hanya sekedar materi Office, namun tidak mungkin materi Office ini disampaikan hanya dalam bentuk slide saja, karena pastinya ada banyak praktek, latihan, atau lab yang harus didemokan dulu dan kemudian dicoba oleh peserta.

Nah, bagaimana agar penyampaian materi yang bersifat teknis serta banyak melibatkan demo, labs, dan exercises bisa berjalan lancar walaupun menggunakan media online / internet?

Berikut ini beberapa tips yang diambil dari pengalaman sendiri saja. Mudah-mudahan bermanfaat, terutama untuk rekan-rekan yang sering terlibat dengan pelatihan online yang sifatnya teknis.

1. Gunakan Koneksi Internet lewat Kabel dan Siapkan Koneksi Cadangan

Jika infrastruktur memungkinkan, sebaiknya jangan menggunakan koneksi internet lewat WiFi (Wireless), namun gunakan koneksi internet lewat kabel LAN biasa. Koneksi internet dengan kabel lebih minim gangguan dan jauh lebih stabil dibandingkan koneksi Wireless.

Jangan lupa, siapkan juga kuota internet di smartphone sebagai cadangan atau backup karena bisa saja ada masalah pada provider internet yang kita gunakan. Jadi laptop tetap terhubung dengan internet lewat kabel LAN dan koneksi wireless di laptop sudah terhubung juga ke smartphone. Tujuannya, jika akses internet dari provider internet bermasalah, maka koneksi internet akan otomatis pindah ke koneksi wireless dari smartphone.

2. Gunakan Microphone Eksternal dengan Konektor USB

Durasi pelatihan online relatif lama, rata-rata sekitar 3 jam hingga 6 jam, bahkan ada yang lebih lama. Dan menggunakan perangkat headset / earset berjam-jam jelas sangat tidak nyaman. Solusinya, gunakan microphone eksternal yang menggunakan konektor USB. Nah, kenapa harus USB?

Kebetulan saya “buta” untuk urusan audio ini, saya tidak tau jenis-jenis microphone, apalagi teknologinya. Hanya saja saat coba-coba, saya tidak berhasil menemukan seting yang pas untuk microphone dengan konektor analog biasa. Namun saat mencoba microphone dengan USB, ternyata tinggal saya hubungkan ke laptop dan tidak perlu melakukan seting apapun lagi.

Jadi alasan utama saya kenapa microphonenya menggunakan konektor USB yaitu karena setupnya mudah, alias tinggal plug and play saja :)

3. Gunakan Speaker Eksternal dengan Volume Control

Saat terjadi diskusi atau interaksi dengan peserta pelatihan, level suara tiap peserta tentu berlainan, ada yang sangat nyaring dan ada yang nyaris tidak terdengar saking pelannya. Laptop dan Sistem Operasi memang menyediakan pengaturan volume, namun menurut saya agak ribet menggunakannya, jadi saya lebih memilih untuk menggunakan speaker eksternal yang dilengkapi volume control, agar saat terjadi interaksi dengan peserta, pengaturan volume jadi lebih mudah untuk diakses.

4. Gunakan Monitor Eksternal

Menurut saya, monitor eksternal sifatnya wajib saat menyampaikan materi pelatihan online. Fungsi utamanya untuk membagi layar, agar saat kita “Share Screen” ke peserta, maka layar utama yang di-share hanya berisikan materi pelatihan saja. Sementara aplikasi meeting, daftar peserta, kolom chat, dlsb. bisa kita simpan di layar kedua yaitu pada monitor eksternal agar tidak mengganggu tampilan layar utama yang dilihat oleh peserta.

5. Hindari PowerPoint dan Gunakan PDF

Presentasi dengan PowerPoint memang indah, apalagi jika diisi dengan beragam gambar, transisi, dan animasi. Namun jika disampaikan secara online, keindahannya akan hilang karena relatif berat. Bandwidth internet yang kita gunakan mungkin super cepat, tapi di sisi peserta belum tentu, jadi semua keindahan presentasi yang kita lihat di layar kita belum tentu terlihat indah di layar peserta.

Jadi, simpanlah slide presentasi PowerPoint dalam format PDF, dan file PDF inilah yang kita sajikan saat pelatihan. Hindari juga menggunakan gambar-gambar yang tidak perlu karena peserta pelatihan lebih membutuhkan materi pelatihan dan bukan keindahan slide presentasi :)

Jangan lupa, gunakan juga software pembaca PDF yang relatif ringan dari sisi penggunaan resource. Saya sendiri menggunakan software SumatraPDF Reader yang menurut saya cukup ringan dan sifatnya juga gratis.

6. Gunakan TouchScreen dengan Stylus (Active Pen) atau Graphic / Drawing Tablet

Saat menyampaikan pelatihan, seringkali kita harus menjelaskan sesuatu dalam bentuk tulisan atau mungkin perlu menambahkan anotasi. Jika menggunakan mouse saja jelas tidak mungkin. Solusinya, gunakan display yang mendukung Touchscreen atau layar sentuh berikut mendukung juga penggunaan Stylus (Active Pen). Saat ini sudah semakin banyak tipe laptop dari berbagai vendor yang sudah mendukung Stylus atau Active Pen.

Sebagai alternatifnya, kita juga dapat menggunakan perangkat Graphics Tablet / Drawing Tablet. Di pasaran saya lihat makin banyak yang menjual perangkat ini dengan harga yang relatif tidak terlalu mahal.

7. Gunakan ZoomIt

ZoomIt adalah tools atau software kecil yang sifatnya gratis. Kegunaan utama tools ini untuk memperbesar layar hingga dapat membantu peserta agar lebih jelas melihat layar yang kita share.

ZoomIt juga dapat menambahkan anotasi pada layar kita secara realtime. Jadi saat menjelaskan materi pelatihan, dengan mudah kita bisa menambahkan anotasi di semua bagian layar yang kita share ke peserta.

8. Matikan Kamera Selama Pelatihan

Tips terakhir ini mungkin tidak berlaku bagi semua kalangan. Namun untuk pelatihan online yang sifatnya teknis, saya selalu meminta peserta untuk mematikan kamera termasuk kamera saya sendiri. Tujuan utamanya jelas untuk menjaga bandwidth internet, karena bagaimanapun juga penggunaan kamera yang aktif terus menerus selama berjam-jam jelas akan mempengaruhi aliran bandwidth selama pelatihan berlangsung. Selain itu, fokus utamanya adalah membahas materi pelatihan dan bukan fokus terhadap tiap-tiap peserta :)

Jika sesi pelatihan telah selesai, barulah saya meminta peserta untuk menyalakan kembali kameranya sambil beramah tamah juga untuk dokumentasi pelatihan.

Demikian tulisan singkat ini dan mudah-mudahan ada manfaatnya :)

Be the first to comment

Leave a Reply