Menggunakan Fitur Snapshot pada VMware Workstation untuk Mempermudah Persiapan Training

Sebagai seorang IT Trainer, salah satu materi yang sering saya bawakan adalah materi training Microsoft Office Specialist. Dari sisi persiapan training, sekilas tampak mudah karena saya hanya perlu untuk menginstall aplikasi Office saja di laptop saya. Namun masalahnya adalah ada beberapa versi Office hingga saat ini, misalnya saja Office 2007, Office 2010, Office 2013, dan yang akan datang Office 2016. Belum lagi kadang saya harus menyiapkan seperangkat file-file latihan tertentu sesuai dengan materi yang saya bawakan. Bayangkan saja jika misalnya dalam minggu pertama saya harus membawakan materi Office 2013, kemudian di minggu berikutnya materi Office 2007, dan di minggu ketiga materi Office 2010. Apa yang harus saya lakukan di tiap-tiap akhir minggu? mengerjakan proses Un-Install dan Install Office jelas bukan sebuah solusi yang menyenangkan. Hingga akhirnya persiapan training yang awalnya tampak mudah ini malah menjadi rumit.

Lantas apa solusinya?

Solusi pertama adalah meng-install semua versi Office yang ada ke Windows! Namun cara ini jelas sangat tidak disarankan karena aplikasi Office memang tidak dirancang untuk saling berdampingan antar versi yang berbeda. Jika hal ini dipaksakan, akibatnya aplikasi Office menjadi tidak optimal, banyak error yang mungkin terjadi, bahkan mungkin ada file-file tertentu yang bentrok sama lain.

Solusi kedua adalah menggunakan Multiple Boot pada laptop. Namun cara ini sudah jelas akan memakan space hardisk yang banyak sekali. Dengan asumsi ada 3 versi Office maka saya harus menyiapkan 3 partisi pada hardisk untuk 3 Windows yang berbeda!

Solusi ketiga adalah menggunakan Virtual Machine (VM) dengan bantuan software virtualisasi seperti misalnya VMware Workstation, Oracle Virtual Box, atau Microsoft Hyper-V. Namun cara ini juga bisa dibilang kurang efisien karena tetap menghabiskan space hardisk mengingat saya harus menyiapkan 1 VM hanya untuk 1 versi Office saja. Jadi dengan asumsi ada 3 versi Office maka saya harus membuat 3 VM sekaligus!

Dan solusi terakhir adalah solusi yang saya gunakan hingga saat ini. Agar saya tidak perlu melakukan proses Install/Un-Install berkali2, tidak perlu menyiapkan Multiple Boot, juga agar lebih hemat dari sisi penggunaan space hardisk, maka saya menggunakan VM seperti pada solusi ketiga. Namun VM yang saya buat cukup 1 saja untuk menampung beberapa versi Office sekaligus. Kondisi ini dimungkinkan karena software-software virtualisasi pada umumnya memiliki fitur Save State atau fitur untuk menyimpan kondisi tertentu dari VM. Nah, agar lebih jelas berikut ini cara yang saya lakukan.

Software virtualisasi yang saya gunakan adalah VMware Workstation, dan VMware menamakan fitur Save State ini dengan Snapshot. Langkah pertama yang saya lakukan jelas menyiapkan 1 VM berisikan Windows, misalkan saja Windows 7, kemudian saya install aplikasi Office 2007 pada VM tersebut. Setelah instalasi dan pengaturan konfigurasi yang dibutuhkan selesai, VM saya Shutdown, kemudian dalam kondisi mati tersebut saya jalankan perintah Take Snapshot pada VMware Workstation dan memberi nama Snapshot tersebut dengan nama Office 2007 seperti tampak pada gambar berikut ini.

SNAGHTML6c00a72d

SNAGHTML6c01b495

Setelah selesai, VM saya jalankan kembali dan kemudian Office 2007 saya UnInstall dengan lengkap. File-file sisa instalasi semua saya hapus, demikian juga dengan registri yang mungkin saja masih tertinggal. Setelah benar-benar bersih, kemudian saya install Office 2010 dan saya atur konfigurasinya sesuai keperluan. VM kemudian saya Shutdown kembali dan dengan cara yang sama seperti sebelumnya saya menggunakan perintah Take Snapshot dan memberi nama Office 2010.

SNAGHTML6c01ed1a

Setelah selesai berikutnya saya lakukan cara yang sama untuk Office 2013. Hingga hasilnya VM tersebut memiliki 3 buah Snapshot seperti tampak pada gambar berikut ini.

SNAGHTML6c021d04

Total space hardisk yang terpakai di laptop saya untuk menyimpan 1 VM dengan 3 Snapshot tersebut sekitar 20 GB. Ukuran ini tentunya jauh lebih rendah dan lebih hemat dibandingkan jika saya membuat 3 VM ataupun membuat Multiple Boot pada laptop saya.

Nah sekarang bagaimana cara penggunaanya? Misalkan saja saya hendak menyampaikan materi Office 2010, maka pada VMware Workstation saya tinggal memilih Snapshot Office 2010 seperti tampak pada gambar berikut ini.

SNAGHTML6c02ac53

SNAGHTML6c0332c9

Dan berikutnya saya tinggal menjalankan VM tersebut yang tentunya sudah berisikan aplikasi Office 2010 lengkap dengan segala konfigurasinya yang sudah saya atur sebelumnya. Jika kemudian ada training untuk Office versi lainnya, yang saya lakukan jelas tinggal memilih Snapshot untuk versi Office yang sesuai seperti cara diatas.

Dengan cara seperti ini maka persiapan training pun menjadi jauh lebih mudah bahkan bisa dibilang tidak ada yang harus saya persiapkan sama sekali karena semua versi Office sudah tersedia dan siap digunakan. Keuntungan lainnya adalah setiap kali saya mulai training untuk kelas yang baru di minggu berikutnya, kondisi Windows serta Office yang saya gunakan selalu berada dalam kondisi fresh dan belum terganggu sama sekali. Dan jika diperlukan, saya pun tinggal menyalin VM ini ke komputer / laptop yang akan digunakan oleh peserta agar kondisi sistem yang peserta gunakan pun fresh juga :)

Fitur Snapshot pada VMware Workstation ini juga dimiliki oleh software Virtualisasi lainnya seperti Oracle Virtual Box ataupun Micrososft Hyper-V, hanya saja nama fitur serta cara penggunaannya saja yang meungkin berbeda, namun fungsionalitasnya tetap sama.

Demikian dan mudah-mudahan tulisan yang rasanya agak panjang ini ada gunanya bagi siapapun yang kebetulan nyasar ke weblog ini, terutama bagi mereka yang kebetulan berprofesi sebagai trainer / pengajar seperti saya :)

Leave a Reply